Het is februari en de aangescherpte Gmail regels zijn van kracht. Iedereen heeft de afgelopen tijd gehoord, geschreven of geroepen over de aangescherpte regels van Gmail voor e-mailmarketing. Een van die regels is dat je onder de 0,3% spamrate blijft. Om dat te checken, heb je Google Postmaster Tools nodig. In dit blog leggen we je uit hoe je dit gebruikt en wat je eruit kunt halen.  

De 3 aangescherpte Gmail regels

We weten allemaal dat Gmail vanaf nu strenger toeziet op alle marketing mails die naar Gmailadressen worden verstuurd. Vanaf nu ziet Gmail strenger toe op 1) het gebruik van de juiste authenticatie van de mails, 2) het met één klik kunnen uitschrijven op mails en 3) een laag spampercentage.

• De authenticatie met SPF, DKIM en DMARC heb je als het goed is inmiddels ingesteld en gecontroleerd. Dit kan je eenvoudig verifiëren via bijvoorbeeld https://dmarcadvisor.com/nl/.

• Een link om je uit te schrijven van je mails neem je altijd al standaard op in je e-mails. Daarnaast heb je nu ook de one-click-unsubscribe mogelijkheid toegevoegd aan de headers van je mail of is dit automatisch toegevoegd door je ESP zoals bijvoorbeeld bij Deployteq, Maileon of Marigold.  

Maar hoe zorg je nou dat je onder die 0,3% spamrate blijft? Je spamrate percentage specifiek voor Gmail accounts is vaak niet eens zichtbaar in de rapportages die ESP’s aanbieden. Natuurlijk hou je je aan de regel en gebruik je geen spammy content in je mails en subjectlines, maar toch kunnen klanten jouw mails als spam ervaren en markeren. 

Spaminzicht met Google Postmaster Tools

Om dat in de gaten te houden biedt Google Postmaster Tools aan. Een eenvoudig en gratis te gebruiken service om de aflevering van jouw mails bij Gmail te kunnen monitoren. Zo krijg je inzicht in:

• Spampercentage 
• IP-reputatie 
• Domeinreputatie 
• Bezorgingsfouten 

Zo installeer je Google Postmaster

Voor het gebruik van Google Postmaster Tools heb je een Google account nodig. Om de toegang tot Postmaster Tools binnen je bedrijf te kunnen delen raden we aan om een gedeeld Google account te gebruiken. 

Met je Google account log je in op https://postmaster.google.com. Vervolgens kan je starten door het (sub)domein waarmee je mails worden verzonden toe te voegen. Er wordt een TXT record gegenereerd welke je moet toevoegen aan je DNS configuratie. Na het toevoegen van het TXT record aan je DNS kan je dit verifiëren in je Postmaster Tools configuratie. Wanneer de DNS-records correct zijn gepubliceerd zal je domeinstatus in Postmaster Tools de status ‘geverifieerd’ krijgen.

Hierna is Postmaster Tools klaar om te gebruiken. De eerste resultaten zullen na enkele dagen zichtbaar zijn wanneer je mails hebt verstuurd naar Gmail accounts. 

De 3 belangrijkste inzichten

Google Postmaster Tools biedt je verschillende inzichten in de mails die je naar Gmail hebt verstuurd. De belangrijkste leggen we hieronder kort uit. 

Inzicht 1: Spampercentage

Het spampercentage geeft aan hoeveel procent van je mails door gebruikers als spam zijn gemarkeerd. Je ziet dit als een grafiek door de tijd heen. Het is belangrijk dat dit percentage onder 0,3% blijft om goede aflevering van je mails in Gmail te blijven garanderen.

Voorbeeld van een spamrapportage, met een piek op 19 maart 2021

Inzicht 2: Reputatie

Wanneer meer gebruikers jouw mails als spam markeren, gaan automatisch je IP- en domeinreputatie omlaag. In dat geval wordt de kans groter dat jouw mails in de spamfolder van de klant wordt afgeleverd. Met een hoge IP- en domeinreputatie zullen je mails netjes in de inbox van de klant landen. Dat is wat we willen! Deze rapporten tonen je IP- en domeinreputatie aan de hand van de volgende definities:

• Slecht: een geschiedenis van het verzenden van een grote hoeveelheid spam. E-mails afkomstig van deze entiteit wordt bijna altijd geweigerd of gemarkeerd als spam. 
• Laag: staat er bekend om regelmatig een aanzienlijke hoeveelheid spam te verzenden. E-mails van deze afzender worden waarschijnlijk gemarkeerd als spam. 
• Gemiddeld/Redelijk: staat er bekend om goede e-mails te verzenden, maar heeft af en toe een laag volume spam verzonden. Het grootste deel van de e-mail van deze entiteit heeft een redelijk bezorgingspercentage, behalve wanneer er een opmerkelijke toename in spam is. 
• Hoog: heeft een goede staat van dienst met een zeer laag spampercentage en voldoet aan de afzenderrichtlijnen van Gmail. E-mails worden zelden gemarkeerd door het spamfilter.

Zo ziet dat er visueel uit:

Over het algemeen zijn in bovenstaande voorbeelden zowel de IP-reputatie als domeinreputatie goed. Echter zie je wel dat de reputatie soms lager is, bijvoorbeeld door een eenmalige spamgevoelige mail.

Inzicht 3: Bezorgingsfouten

Dit rapport toont het percentage van bezorgingsfouten op jouw mails. Bezorgingsfouten zijn mails die zijn afgewezen of tijdelijk niet konden worden afgeleverd. Onder de grafiek worden de verschillende redenen getoond waarom een mail niet kon worden afgeleverd.

• Percentagelimiet overschreden: het domein of IP verzendt verkeer met een verdacht hoog percentage en er zijn tijdelijke limieten ingevoerd. 

• Vermoedelijk spam: het verkeer wordt er door Gmail van verdacht spam te zijn. 

• E-mailinhoud is mogelijk ongewenst: het verkeer wordt ervan verdacht spam te zijn, specifiek vanwege de inhoud. 

• Schadelijke of niet-ondersteunde bijlage: verkeer bevat bijlagen die niet worden ondersteund door Gmail. 

• DMARC-beleid van het afzenderdomein: het afzenderdomein heeft een DMARC-afwijzingsbeleid ingesteld. 

• Verzendende IP heeft een lage reputatie: de IP-reputatie van het verzendende IP-adres is zeer laag. 

• Verzendend domein heeft een lage reputatie: de domeinreputatie van het verzendende domein is zeer laag. 

• IP bevindt zich in een of meer openbare RBL’s: het IP-adres wordt vermeld in een of meer openbare real-time blackholelijsten (RBL’s). Werk samen met de RBL om uw IP-adres te laten verwijderen. 

• Domein bevindt zich in een of meer openbare RBL’s: het domein wordt vermeld in een of meer openbare real-time blackholelijsten. Werk samen met de RBL om uw domein te laten verwijderen. 

• Slechte of ontbrekende PTR-record: het verzendende IP-adres mist een PTR-record. 

Ga nu aan de slag

Google Postmaster Tools geeft je dus eenvoudig de inzichten die je nodig hebt wanneer je naar o.a. Gmail accounts mailt. Ons advies is om de komende periode hier actief mee aan de slag te gaan en te controleren in hoeverre je voldoet aan de aangescherpte regelgeving van Gmail.

De eerste periode zal Gmail nog niet heel streng ingrijpen wanneer je niet volledig aan de regels voldoet. Ze zullen je vooral laten zien of en wat je eventueel nog moet verbeteren zoals Neil Kumaran, product lead bij Google, zegt in dit interview: (https://www.spamresource.com/2024/01/talking-2024-gmail-sender-requirements.html). Later dit jaar zal Gmail strikter gaan toezien op het naleven van hun richtlijnen. Dus gebruik die periode om te leren en bij te sturen. 

Tip: ontdek nu al wat klanten van je mail vinden

Het is goed om nu al inzicht te krijgen in hoe je e-mails door je klanten worden gewaardeerd. De feedback kan je gebruiken om je reputatie te verbeteren en goed te houden. Feedback verzamel je makkelijk en snel met onze Kotak Marketing Feedbacktool. Wil je meer weten over onze feedbacktool? Bekijk hier de mogelijkheden.

Hulp nodig?

Heb je nog vragen? Of kan je hulp gebruiken om effectievere campagnes opzetten door middel van gericht datagebruik? Laat het ons weten!