Stel dat iemand iets bij je heeft gekocht en zich vervolgens ook heeft aangemeld voor je nieuwbrief. Dat is natuurlijk prachtig nieuws! Door deze klant een warm welkom te heten met een welkomstemail, maak je een extra leuke indruk en kan je de betrokkenheid van de klant vergroten. Maar hoe pak je zoiets nou aan? Met onderstaande stappen zorg jij voor een warm welkom met email en gaat je klantrelatie als een zonnetje van start. 

Wat is een welkomstemail?

Middels een welkomstcampagne heet je jouw nieuwe klant welkom. Het is een mooie kans om te laten zien wie je als organisatie bent en dat je ontzettend blij bent met je klant. Dit is ongetwijfeld een vliegende start voor een langdurige relatie met je klant. Het kan vrij laagdrempelig met een losse welkomstemail. Of je kunt ervoor kiezen een reeks aan welkomstemails te maken zodat je een klant volledig aan board krijgt en bindt aan jouw merk.

Via marketing automation tools zoals Salesforce Marketing Cloud, Marigold Engage of Adobe Campaign, kan je vrij eenvoudig een welkomstprogramma met trigger instellen. Zodra een nieuwe klant in je data komt, kan je daar een actie aan vastkoppelen zoals het triggeren van een een welkomstemail.

Stappenplan voor een welkomstemail

Met onderstaande stappen kan je zelf aan de slag gaan met een welkomstemail:

Stap 1: Bepaal de eerste indruk

Zoals vaak bij mensen ook het geval is, is de eerste indruk doorgaans degene die het langst blijft hangen. ‘Kijk, daarom heb ik me aangemeld’, zou de beste reactie zijn die je klant kan geven. Denk daarom goed na over de look & feel van je welkomstprogramma en -email.

• Stel dat jij als organisatie een mens zou zijn, wat is dan jouw manier van iemand welkom heten? Welke woorden zou je gebruiken? Gebruik dat ook in je welkomstemail, dat maakt de email veel menselijker.
• Welke indruk wil je bij de klant achterlaten? Wil je iemand puur welkom heten of zou je jezelf als organisatie graag willen voorstellen? Een welkomstemail is een mooi moment om meer over jezelf en je missie te vertellen.
• Wil je verder nog belangrijke informatie met de klant delen, zoals contactgegevens voor klantenservice of een leuke tip? Verwerk dat dan ook in je welkomstemail.

Stap 2: Personaliseer je welkomstemail

Een van de eerste gegevens die je doorgaans van je ontvanger hebt, buiten een emailadres, is de voornaam. Gebruik dit ook in je welkom email. Je kunt een voornaam in je subjectregel gebruiken of als aanhef in de tekst. Door een voornaam te gebruiken, spreek je jouw nieuwe klant direct aan en toon je extra waardering.

Heeft jouw klant voor het eerst een bepaalde aankoop gedaan? Dan kan je deze aankoop gebruiken om de welkomstemail te personaliseren. Denk hierbij aan kleuren of afbeeldingen die passen bij het gekochte product. Stel dat iemand bij Bever Outdoor wandelschoenen heeft gekocht, dan kan je de welkomstemail leuk opmaken met wandelschoenen en groene kleuren. Een klant die wintersportspullen heeft gekocht, krijgt dan in de welkomstemail juist wintersportitems te zien en koude, winterse kleuren.

Stap 3: Leer je klant nog beter kennen

Een welkomstprogramma kan niet alleen dienen voor het voldoende informeren van je klant, maar is ook een goed moment om jouw klant beter te leren kennen. Stel jezelf bijvoorbeeld voor en vraag de klant om ook iets over zichzelf te delen. Het laten zien dat jij je communicatie zo relevant mogelijk voor je klant wil houden, kan een klant geruststellen en roept vertrouwen op. Zo draag je bij aan een relevante en boeiende inbox! 

Mooiwatplantendoen heet nieuwe emailontvangers van harte welkom. Ze vertellen kort iets over zichzelf en stellen dan de vraag aan de ontvanger wie diegene eigenlijk is. Na een klik op de button komt de ontvanger op een landingspagina waar diegene kan aangeven waarin interesse te hebben, wanneer jarig te zijn en meer. Dat is pas een warm welkom en een leuke kennismaking!

Stap 4: Zorg voor slimme opvolging

Het gemiddelde welkomstprogramma bestaat uit 4 tot 6 emails. Hiermee wil je vertrouwen opbouwen bij je ontvanger dat de kwaliteit van je content consistent is en meerwaarde heeft voor je klant. Content voor dit welkomstprogramma is bijvoorbeeld:

• Bevestiging geven dat iemand de juiste keuze heeft gemaakt door voor jou te kiezen
• Jezelf kort voorstellen en de ontvanger vragen meer over zichzelf te vertellen, zoals interesses
• Een opvolg email op basis van de reactie van de ontvanger, bijvoorbeeld met content dat aansluit op de eerder gedeelde interesses
• Deel tips voor het gebruik of onderhoud van een product, als iemand iets gekocht heeft

Stap 5: Bepaal de timing van je welkomstemail

Idealiter verstuur je je eerste welkomstemail het moment waarop je (potentiële) klant zich aanmeldt als klant of emailontvanger. De interesse in je product of service is namelijk nooit hoger dan op het moment dat iemand zich aanmeldt voor jouw emaillijst. Middels API is het mogelijk om nieuwe inschrijvers direct in je data weg te schrijven en een welkomstemail sturen.

Bestaat je welkomstprogramma uit meerdere emails? Wees dan tactisch met de opvolging. Wanneer je direct je ontvangers bedelft onder een lading communicatie, kan dit een klant afschrikken. Dit zet namelijk de toon voor de verwachtingen van je klant en jullie verdere relatie.

Stap 6: Test en optimaliseer je welkom

Het naadloos aan laten sluiten van je communicatie op de lifecycle fase waarin je ontvanger zich bevindt, is een lastig trucje. Er is namelijk niet één perfecte insteek voor je welkomstprogramma en er is geen ‘one fits all’ in je content. Test daarom verschillende versies van je welkom, vraag af en toe eens feedback aan de klant en blijf altijd kijken naar optimalisaties van je welkomstprogramma.

Op Reallygoodemails.com kan je inspiratie opdoen voor leuke welkomstemails.

Meer weten? 

Wil je weten hoe je zelf een welkomstemail of welkomstprogramma kunt bouwen in jouw Marketing Automation tool? Neem dan contact op met Kotak Marketing voor vrijblijvend advies.