Als je een marketing automation tool hebt, gebruik je ongetwijfeld data uit andere systemen om selecties te maken voor je emailmarketing en automations. Denk bijvoorbeeld aan historisch aankoopgedrag of zoekgedrag op de website. Die data kan op verschillende manieren worden aangeleverd in jouw marketing automation tool: via API (Application Programming Interface) of een plat bestand (flat file). Maar wat betekenen die manieren precies en welke manier is voor jouw emailmarketing het meest geschikt? Dat lees je in ons blog. 

Wat is API?

API staat voor Application Programming Interface. Het maakt het mogelijk om verschillende software applicaties via een netwerk met elkaar te laten communiceren. Deze applicaties kunnen heel verschillend van aard zijn, dus bijvoorbeeld jouw email marketing tool en je website tool. 

Je hebt hierbij een host en een verzoeker. De verzoeker kan de API aanroepen en een verzoek doen om data op te vragen (een GET-verzoek) of juist te sturen (een POST-verzoek). De host ontvangt deze verzoeken en verwerkt ze direct. Na de verwerking stuurt de host een respons terug naar de verzoeker om aan te geven of het verzoek succesvol is verwerkt of niet. Met API kan je data dus real-time uitwisselen. Ook kan je een actie aan de opgevraagde of verstuurde data hangen, zoals het triggeren van een email.

Marketing Automation voorbeelden met API

Voorbeeld 1: De klant heeft in de winkel een aankoop gedaan en vinkt de optie aan om de koopbon per e-mail te ontvangen. Middels API wordt het e-mailadres van de klant met de aankoop vanuit het kassasysteem doorgestuurd naar het emailsysteem. Vanuit daar wordt een e-mail getriggerd met daarin de aankoopbon. Vaak nog voordat de klant de winkel uit is. Wel zo fijn!

Voorbeeld 2: Een klant zou graag willen inloggen, maar is zijn wachtwoord vergeten. Hij klikt op de optie ‘Wachtwoord vergeten’. Middels API wordt het e-mailadres van de klant doorgestuurd zodat de email om een wachtwoord te wijzigingen verzonden kan worden.

Wanneer kiezen voor API?

Met API kan je verschillende software applicaties real-time met elkaar integreren. Daardoor kan je data van applicatie A gebruiken in applicatie B en verschillende verzoeken doen, zoals het opvragen of updaten van data. API kies je dus als je data real-time nodig hebt.

Wat is een flat file?

Een flat file is een verzameling gegevens die in een eenvoudig formaat is opgeslagen. De data is in zo’n bestand opgeslagen als een tabel, met meerdere rijen en kolommen, denk bijvoorbeeld aan een Excel-sheet. Elke rij is dan bijvoorbeeld een klant en iedere kolom bevat informatie over die klant, zoals een naam of emailadres. Vaak is een flat file in CSV- of TXT-format.  

De data in een flat file is statisch. Het is een momentopname van de data op het moment dat het bestand gemaakt wordt. Om bijgewerkte data te krijgen, moet het bestand opnieuw worden gegenereerd.  

Het is mogelijk om platte bestanden middels een server van de ene applicatie naar de ander te sturen, waarbij bestanden op vaste tijden automatisch worden geïmporteerd. Vaak gebeurt dat in de nacht, zodat je de volgende werkdag netjes je data binnen hebt. Dit is vrij eenvoudig op te zetten omdat veel software tools standaard importprocedures en servers aanbieden voor flat files. 

Marketing Automation voorbeeld van flat file

Een marketeer verstuurt twee keer in de week de nieuwsbrief naar klanten met een lopend abonnement. Iedere ochtend om 07:00 wordt de data van de klanten via een flat file aangeleverd, met daarin het type abonnement van de klant en hun opt-in. De marketeer selecteert deze klanten en stuurt de nieuwsbrief uit. Omdat abonnementsdata nauwelijks verandert, is 1x per dag de data ontvangen voldoende en volstaat een flat file.

Wanneer kiezen voor flat file?

Met een flat file importeer je op vaste momenten een momentopname van je data. Deze procedure is in veel software tools vrij eenvoudig op te zetten. Als je de data niet real-time nodig hebt, biedt een plat bestand dus zeker uitkomst.  

Conclusie: API of flat file?

De keuze voor API of een flat file voor jouw emailmarketing hangt vooral af van het nodig hebben van real-time data. Heb je de data real-time nodig? Dan is een API-koppeling tussen de applicaties het beste. Heb je de data slechts periodiek nodig? Dan is een plat bestand een prima oplossing. 

Meer weten? 

Wil jij je Marketing Automation data via API of flat file gaan verrijken en zo meer mogelijkheden creëren voor personalisatie en automatisering? Neem dan contact op met Kotak Marketing voor vrijblijvend advies. Ontdek ook onze complete gids voor Marketing Automation om nog meer uit je marketing automation te halen.