Steeds meer bedrijven maken in hun emailmarketing gebruik van de human-to-human aanpak. Een voorbeeld van deze aanpak is het gebruiken van namen van (fictieve) medewerkers als ‘afzender’ van het bericht. Slim, want hiermee vallen ze op en creëren ze een persoonlijke band met hun klanten. In dit blog vertellen we je meer over de gepersonaliseerde afzender en wat de voordelen zijn hiervan voor jouw emailmarketing. 

Wat is een gepersonaliseerde afzender

Bij een gepersonaliseerde afzender gebruik je in de afzender de naam van een persoon in plaats van de algemene organisatienaam. Je krijgt een email dan bijvoorbeeld van ‘Andreas van Kotak Marketing’ in plaats van gewoon ‘Kotak Marketing’. Dit geeft een veel persoonlijker gevoel van contact.

De voordelen van een gepersonaliseerde afzender

Er zijn genoeg redenen te noemen waarom het gebruik van een persoonlijke afzender loont. Veel bedrijven gebruiken dit natuurlijk niet voor niets. Hieronder bespreken we de 4 voordelen van een gepersonaliseerde afzender die in onze ogen het belangrijkst zijn.

Voordeel 1: Verhoogde betrouwbaarheid

Het gebruik van een gepersonaliseerde afzender zorgt voor herkenbaarheid en authenticiteit. Wanneer ontvangers een email openen en zien dat de afzender een bekende naam, zoals een medewerker van het bedrijf of de CEO is, ontstaat er een gevoel van vertrouwen. Het maakt de email minder anoniem en vergroot de kans dat de ontvanger de inhoud opent en serieus neemt.

Daarnaast benadrukt het de authenticiteit van de communicatie. Het laat zien dat er echte mensen achter de emails zitten, wat de menselijke connectie versterkt.

Voordeel 2: Verbeterde klantrelaties

Klantrelaties worden verbeterd door een emotionele connectie en een versterkte merkpersoonlijkheid. Wanneer ontvangers een email ontvangen van een specifieke persoon binnen het bedrijf in plaats van een algemeen bedrijfsadres, ontstaat er een emotionele connectie. Mensen zijn eerder geneigd om te reageren op een bericht van een persoon dan op een zakelijk account. Daarnaast stelt het een bedrijf in staat om zich te presenteren als een groep individuen met unieke persoonlijkheden en expertise. Dit kan de perceptie van het merk als authentiek en toegankelijk vergroten. 

Voordeel 3: Drempelverlaging voor communicatie

Wanneer een email afkomstig is van een herkenbaar persoon binnen het bedrijf, wordt de interactie naast persoonlijker ook laagdrempeliger. Ontvangers voelen zich meer op hun gemak om te reageren, vragen te stellen of feedback te geven als ze het gevoel hebben dat er een echt persoon aan de andere kant staat. Dit menselijke aspect vermindert namelijk barrières die vaak geassocieerd worden met massa- en of bedrijfscommunicatie.

De diëtist van Beter Fit stuurt de emails uit eigen naam. Vrijwel iedere ontvanger herkent haar naam direct. Daardoor komen deze emails veel persoonlijker over.

Voordeel 4: Hogere open rates en conversieratio’s

Een persoonlijke afzender in de inbox van een ontvanger verhoogt de kans dat de email geopend wordt. Mensen zijn van nature nieuwsgierig naar communicatie van bekende personen of vertrouwde entiteiten. Wanneer een email een herkenbare afzender heeft, is de kans groter dat ontvangers de email openen om te zien wat de inhoud is. Daarnaast speelt ook het eerder benoemde effect van vertrouwen in de afzender hierbij een rol. Ontvangers zullen de email eerder vertrouwen, wat eventueel vermoeden van spam of phishing vermindert. 

Waar je rekening mee moet houden bij een gepersonaliseerde afzender

Naast de hierboven benoemde voordelen om gebruik te maken van een gepersonaliseerde afzender, zijn er ook twee punten waar rekening mee gehouden dient te worden:

Gebruik niet zomaar een naam

Als de email te ver gaat in het creëren van een illusie van menselijke interactie, kan dit door ontvangers als misleidend worden beschouwd. Ze nemen de email dan mogelijk minder serieus of krijgen een negatieve perceptie van het merk.

Dit kan je voorkomen door niet zomaar een naam te bedenken, maar een naam te gebruiken die je ontvangers kennen. Dat kan de naam van een filiaalmanager zijn of misschien wel een eigen contactpersoon. In onze case met Feelingz beschrijven we hoe Feelingz-klanten een eigen relatiemanager hebben en dus de emails ook namens deze relatiemanager krijgen.

Pathé Thuis verstuurt emails vanuit Sofie. Maar wie is Sofie? Ik heb nooit een Sofie ontmoet bij Pathé. Allicht wel leuk voor Pathé Thuis om in de eerste email die iemand krijgt Sofie even voor te stellen. Dan wordt Sofie ‘echt’ en voelt het gebruik van de naam minder misleidend.. 

Mismatch zakelijke boodschap

In sommige gevallen, vooral bij formele zakelijke communicatie zoals facturering, juridische meldingen of officiële aankondigingen, kan een zakelijke toon en een algemene uniforme afsluiting meer toepasselijk zijn. Dit geeft de professionele uitstraling die bij de boodschap past. Het zorgt er ook voor dat de nadruk ligt op het bedrijf als geheel en niet op een individu. Raadzaam is dan ook om per (type) boodschap na te gaan of het gebruik van een gepersonaliseerde afzender toepasselijk is. 

Conclusie

Een gepersonaliseerde afzender biedt verschillende voordelen en nadelen voor emailmarketing. Voordelen zijn dat de verzonden email een veel persoonlijker gevoel van contact geeft, wat de betrouwbaarheid verhoogt, de klantrelatie verbetert en de interactie met de emails verhoogt. Echter kan het ook als te manipulatief worden gezien door de ontvanger. Het is beste is dan om niet zomaar een naam te bedenken, maar een naam te gebruiken die je ontvangers kennen. Dat kan de naam van een filiaalmanager zijn, een relatiemanager of adviseur.

Meer weten? 

Benieuwd naar een succesvol voorbeeld waarin wij gebruik hebben gemaakt van een gepersonaliseerde afzender? Lees het hier in onze blog over Gepersonaliseerde afzenders bij Feelingz.

Wil je weten hoe een gepersonaliseerde afzender jou kan helpen of hoe je dit inricht in jouw Marketing Automation tool? Neem dan contact op met Kotak Marketing voor vrijblijvend advies.